A.6.2 תנאי העסקה
מטרה
מטרת הנוהל היא להבטיח כי כל העובדים, הקבלנים והספקים של הארגון מבינים את תנאי ההעסקה שלהם, כולל התחייבותם לשמירה על אבטחת המידע וציות למדיניות הארגון.
תחום יישום
הנוהל חל על כל העובדים, הקבלנים והספקים המועסקים או משתפים פעולה עם הארגון.
הגדרות
- תנאי העסקה: מסמך המגדיר את תנאי ההעסקה, התחייבויות והזכויות של העובד או הקבלן, כולל התחייבויות בנושא אבטחת מידע.
- הסכם סודיות: מסמך משפטי המגדיר את חובות העובד לשמירה על סודיות המידע אליו הוא נחשף במסגרת תפקידו בארגון.
אחריות
- משאבי אנוש: אחראים על הכנת מסמכי תנאי ההעסקה ועל החתמת העובדים והקבלנים על המסמכים הרלוונטיים.
- ממונה אבטחת מידע: אחראי על הבטחת שילוב תנאי אבטחת המידע בתנאי ההעסקה.
תהליך
1. הכנת מסמכי תנאי העסקה
- משאבי אנוש יכינו את מסמכי תנאי ההעסקה עבור כל עובד, קבלן וספק, בהתאם לדרישות התפקיד והמחלקה.
- המסמכים יכללו סעיף ברור המגדיר את מחויבות העובד לאבטחת המידע ולציות למדיניות הארגון.
2. החתמת העובדים והקבלנים
- כל עובד, קבלן וספק יחתום על מסמך תנאי ההעסקה הכולל את התחייבויותיו לאבטחת המידע.
- בנוסף, יחתום כל עובד על הסכם סודיות שבו הוא מתחייב לשמור על סודיות המידע אליו ייחשף במסגרת תפקידו.
3. הדרכת אבטחת מידע
- משאבי אנוש בשיתוף ממונה אבטחת מידע ידאגו להדרכת אבטחת מידע ראשונית לעובדים החדשים ולחזרה תקופתית לעובדים קיימים.
- ההדרכה תכסה את התחייבויות העובדים לשמירה על אבטחת המידע ואת ההשלכות האפשריות של הפרת התחייבויות אלה.
4. תיעוד ושמירת מסמכים
- כל המסמכים החתומים, כולל תנאי ההעסקה והסכמי הסודיות, יישמרו בתיק האישי של העובד או הקבלן.
- המסמכים יישמרו במקום מאובטח ויונגשו רק לגורמים מוסמכים בארגון.
5. עדכונים ושינויים
- משאבי אנוש יעדכנו את מסמכי תנאי ההעסקה בהתאם לשינויים במדיניות הארגון, חוקים, תקנות או שינויים בתפקיד העובד.
- כל שינוי בתנאי ההעסקה ידרוש חתימה מחדש של העובד על המסמכים המעודכנים.
הערות
- הארגון יבצע ביקורות תקופתיות על יישום הנוהל והבטחת ציות העובדים והקבלנים לתנאי ההעסקה.
- תהליך זה יבטיח שכל העובדים והקבלנים מבינים את חובותיהם לאבטחת המידע ואת ההשלכות של אי ציות להן.