Skip to main content

A.5.37 נהלים תפעוליים מתועדים

מטרה​

מטרת הנוהל היא להבטיח כי כל הפעולות התפעוליות בארגון מתועדות בצורה מסודרת וברורה, על מנת להבטיח ניהול תקין, שמירה על אבטחת המידע, וצמצום הסיכונים לפעילות הארגון.

תחום יישום​

הנוהל חל על כל מחלקות הארגון ועל כל הפעולות התפעוליות המתבצעות במסגרתו.

הגדרות​

  • נהלים תפעוליים: סדרת פעולות או שלבים שיש לבצע לצורך ביצוע תהליך עסקי או תפעולי.
  • תיעוד: כתיבת נהלים בצורה ברורה ומובנת, כך שניתן לעקוב אחריהם בקלות ולהבין את שלבי הפעולה.

אחריות​

  • ממונה אבטחת מידע: אחראי על פיתוח וניהול הנוהל, וכן על ווידוא כי כל הנהלים התפעוליים מתועדים כנדרש.
  • מנהלי מחלקות: אחראים על תיעוד הנהלים התפעוליים בתחומי אחריותם ועל עדכון התיעוד בהתאם לשינויים בפעילות.
  • עובדים: אחראים לפעול בהתאם לנהלים התפעוליים המתועדים ולדווח על כל חוסר התאמה או צורך בעדכון התיעוד.

תהליך​

1. זיהוי נהלים תפעוליים​

  • מנהלי מחלקות יזהו את כל התהליכים התפעוליים הקריטיים במחלקותיהם אשר דורשים תיעוד מסודר.
  • יוגדרו פרמטרים למדידת איכות הנהלים, כגון שלמות, בהירות, ועדכניות.

2. תיעוד נהלים תפעוליים​

  • מנהלי מחלקות יפתחו תיעוד נהלים ברור ומפורט עבור כל התהליכים התפעוליים שנמצאו קריטיים.
  • התיעוד יכלול את השלבים שיש לבצע, אמצעי הבקרה הנדרשים, תפקידים ואחריות, ואת כל הכלים או המשאבים הדרושים לביצוע הפעולה.

3. סקירה ואישור תיעוד​

  • ממונה אבטחת מידע יסקור את התיעוד שנכתב, יוודא כי הוא עומד בדרישות אבטחת המידע, ויאשר אותו לשימוש.
  • כל נוהל חדש או עדכון לנוהל קיים ייבחן על ידי הממונה לפני שהוא נשלח להנהלת הארגון לאישור סופי.

4. הפצת נהלים תפעוליים מתועדים​

  • לאחר האישור, הנהלים יופצו לעובדים הרלוונטיים במחלקות, וישמרו במאגר תיעוד מרכזי הנגיש לכל העובדים.
  • מנהלי מחלקות ידריכו את העובדים על הנהלים החדשים, ויוודאו הבנה והטמעה.

5. עדכון נהלים תפעוליים​

  • מנהלי מחלקות יערכו ביקורת תקופתית על הנהלים התפעוליים המתועדים כדי לוודא שהם עדכניים ורלוונטיים.
  • כל שינוי או עדכון בנוהל ייתועד, ייבדק על ידי ממונה אבטחת מידע, ויופץ מחדש לעובדים.

6. בקרה ומעקב​

  • ממונה אבטחת מידע יבצע מעקב שוטף אחר יישום הנהלים התפעוליים המתועדים, על מנת לזהות כשלים או אי-עמידה.
  • כל זיהוי של בעיות ביישום הנהלים יטופל בהתאם להמלצות שיפור.

הערות​

  • הארגון יבצע ביקורות תקופתיות על יישום הנהלים התפעוליים המתועדים, בהתאם לסיכונים התפעוליים ולשינויים בפעילות הארגון.
  • הנהלים יתעדכנו באופן שוטף כדי להבטיח יעילות, רלוונטיות, ושמירה על אבטחת המידע.